Gestion Quotidienne & Suivi

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Commandes & délais d’enregistrement

Les commandes pour les nouveaux abonnements ou renouvellements sont traitées par nos services à réception et sont transmises immédiatement auprès des éditeurs.
 Un accusé de réception est transmis par voie électronique.

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Mode de transmission

Les commandes, qu’elles soient émises par un engagement juridique ou lettre de commande, peuvent nous être adressées par courrier électronique, télécopie, courrier postal ou directement à partir de votre espace personnel de notre site internet. Les commandes effectuées par l’utilisation de la carte d’achat sont réalisées à partir de notre site exclusivement.

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Cotisations & adhésions à des sociétés savantes

Nous assurons la gestion des adhésions ou cotisations des sociétés savantes et les réglons sur présentation des appels de cotisations. Celles-ci peuvent inclure la souscription à des revues et suppléments aux tarifs membres.

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Commandes particulières

Nous assurons la gestion de vos commandes particulières :

  • Numéros isolés
  • Publications irrégulières
  • Années antérieures

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Suivi des Réabonnements & Résiliations

Vous êtes informés des échéances de vos abonnements selon un calendrier défini en fonction de vos impératifs. Ces informations vous permettent de nous transmettre vos instructions de renouvellements ou annulations. Ce processus est automatisé par l’envoi d’alertes vers votre messagerie électronique. L’enregistrement de vos instructions est valorisé et chiffré dans votre espace personnel de notre site internet.

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Gestion des abonnements numériques

Nous établissons, sur simple demande, la valorisation des différents supports disponibles d’un périodique (papier, numérique et papier + numérique) qu’ils soient liés ou non au format papier. 
Nous sommes en relation permanente avec les éditeurs afin de vous transmettre les modalités d’accès des versions numériques et vous assister dans la gestion de vos licences.

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Changement d’adresse

Nous transmettons vos changements d’adresses de livraison ou adresses courriel aux éditeurs, par voie électronique, qu’ils soient permanents ou temporaires. La confirmation de l’éditeur vous est transmise à réception.

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Suspensions temporaires des livraisons

Nous nous chargeons de transmettre aux éditeurs toutes vos demandes de suspension de livraison.

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Devis & offres tarifaires

Nous établissons les devis sur simple demande. Un outil de valorisation de vos renouvellements et nouveaux abonnements est disponible sur notre plateforme internet et vous permet d’évaluer vos budgets précisément.

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Prévisions & contrôles budgétaires

Un outil dédié aux prévisions budgétaires est disponible sur notre site internet. Il vous permet, en temps réel, de réaliser des simulations intégrant de nouveaux abonnements et de préparer ainsi vos projections budgétaires.

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Réclamations

Les réclamations ou anomalies de réception nous sont transmises, selon votre choix, par messagerie électronique, téléphone, télécopie ou courrier postal ou simplement par notre outil de gestion en ligne.

Dans le cadre de notre démarche qualité, nous nous engageons à transmettre immédiatement tout dysfonctionnement auprès de l’éditeur concerné et par le moyen le plus efficace. Simultanément, un accusé de réception vous est adressé.

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Facturation

Notre facturation est établie selon les critères que vous avez définis et se conforme à vos bons de commande. Les factures sont mises à disposition en format Pdf dans notre outil de gestion en ligne et peuvent également être envoyées par courriel ou courrier postal.
 Pour les clients de la fonction publique et des institutions gouvernementales, nos documents sont transmis automatiquement sur le portail Chorus Pro.
 Nous sommes également en mesure de les déposer sur la majorité des plateformes que nos clients utilisent.

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Chorus Pro

Nos factures font l’objet d’un traitement automatisé et sont déposées dès l’émission sur le portail Chorus Pro. Elles respectent la présentation et les instructions que vous nous avez communiquées.

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Carte Achat

Nous avons développé un module simple et sécurisé qui vous permet de régler vos abonnements par carte d’achat. Il est intégré à notre outil de gestion en ligne et est utilisé par nos clients depuis 2014 (plus de 3 000 transactions par an sont réalisées).